Table of Contents
Современный человек пользуется не только телефоном, но голосовой почтой, пейджером и т.д. Как должен вести разговор по телефону человек, работающий в компании?
От грамотного ответа секретаря зависит общее впечатление о компании, которое формируется у любого позвонившего человека. После традиционного приветствия (например, «Доброе утро») вы называете название компании (отдела) и свое имя. Приветствие не должно быть продолжительным, особенно если человек звонит издалека. Пожелание «Доброго утра» всегда приятно. Сделать это можно с помощью картинок. Скачать картинки можно по ссылке.
Если звонок внутренний, после приветствия называют отдел, имя и фамилию. Возможность определить характер звонка существует не всегда, поэтому вы не ошибетесь, если кроме имени назовете свою фамилию.
Если звоните вы, то после приветствия нужно назвать свое имя и фамилию, компанию и имя-отчество человека, с которым вам нужно поговорить. В таком случае секретарю не придется задавать вам лишние вопросы. Если трубку взял человек, с которым вы хотите разговаривать, обязательно спросите, есть ли у него время на разговор. У вашего собеседника должно сложиться впечатление, что вы цените его время.
Любой человек не застрахован от так называемых случайных звонков. Вы ошиблись номером? Будьте любезны принести извинения и ни в коем случае не показывайте свое раздражение. Человек, ответивший на ваш звонок, вынужден отрываться от дел, и может испытывать раздражение не меньше вас.
Не каждый сотрудник с энтузиазмом относится к звонкам по поручению начальника, особенно если эти звонки входят в обязанности секретаря. Перед тем, как позвонить, предупредите начальника о своем намерении. В таком случае руководитель будет готов снять трубку после установленного вами контакта.
Что делать, если абонента нет на месте?
Вы можете передать информацию тому, кто взял трубку либо оставить ее на автоответчике. Кроме информации о себе обязательно спросите, когда абонент будет на месте, и оставьте свой номер телефона.
Если вы по каким-то причинам не смогли ответить на телефонный звонок, перезвоните как можно скорее или поручите совершить звонок кому-либо из сотрудников вашего отдела. Если абонент не взял трубку, то вы должны оставить максимум информации, чтобы человек мог вас быстро найти.
Во время телефонного разговора улыбайтесь и не прерывайте говорящего. Если во время разговора вам нужно достать какой-либо документ, спросите собеседника, есть ли у него время. Лучше всего подготовить нужные документы заранее, чтобы не заставлять человека тратить лишнее время.
